Gäste zu Termin einladen

Lade externe Personen — etwa Gastsänger, Solisten oder Familienmitglieder — zu einem Termin ein, ohne dass sie Mitglied im Chor werden müssen.

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Termine›Termin öffnen›Gäste einladen

Diese Funktion ist nur im Web verfügbar.

Berechtigung nötig: Events › Edit

✉ Versendet E-Mail

Was ist das?

Mit Gäste einladen kannst du Personen außerhalb deines Ensembles zu einem konkreten Termin einladen — Aushilfen, Gastdirigenten, Solisten oder Familienmitglieder, die mitsingen sollen. Gäste tauchen nicht in den regulären Mitgliederstatistiken auf.

So lädst du Gäste ein

Öffne den Termin, zu dem du Gäste einladen willst
Klicke auf „Gäste einladen" im Bereich Teilnehmer
Wähle einen Kontakt aus dem Adressbuch — oder trage Name und E-Mail-Adresse ein
Optional: Stimmgruppe zuweisen
Versende die Einladung — der Gast bekommt eine E-Mail mit einem Link

Aus dem Adressbuch einladen

Pflegst du eure Kontakte im Adressbuch des Chors, kannst du sie direkt im Einladungs-Dialog suchen und auswählen. Der Kontakt erhält dann eine E-Mail mit einem persönlichen Link und kann darüber ohne Konto zusagen, absagen oder mit „Vielleicht" antworten — auf Wunsch mit Absagegrund. Die Antwort erscheint sofort in der Teilnehmerliste, wo Kontakt-Gäste eigens gekennzeichnet sind. Umentscheiden ist bis zum Beginn des Termins möglich.

Lädst du stattdessen per E-Mail-Adresse ein, wird für den Gast ein Zugang erstellt — damit kann er zusätzlich Noten und Termindetails einsehen.

Was Gäste sehen

Standardmäßig nur die nötigsten Informationen:

Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort
Beschreibung des Termins
Wer eingeladen ist (optional, kann verborgen werden)

Erweiterte Sichtbarkeit (pro Gast einzeln einstellbar):

Noten herunterladen — falls der Gast vorbereitet kommen soll
Kommentare lesen — wenn organisatorische Themen geklärt werden
Anhänge zum Termin — Notenständer-Plan, Garderobenliste etc.

Was Gäste tun können

Per Link zu- oder absagen — kein Account nötig
Kommentar zur Antwort hinzufügen — z.B. „komme 30 Minuten später"
Noten als PDF herunterladen (falls erlaubt)
Die Einladung weiterleiten — Vorsicht, kann unkontrolliert verteilen

Berechtigung

Du brauchst Termine erstellen & bearbeiten, um Gäste einzuladen — dieselbe Berechtigung wie zum Erstellen oder Bearbeiten von Terminen.

Wann lieber Mitglied statt Gast?

Regelmäßige Probenteilnahme — als Mitglied einladen
Nur ein Auftritt — als Gast reicht
Solist für ein Stück — als Gast, dann ggf. als Mitglied beim nächsten Mal
Probesänger zum Schnuppern — als Gast einladen, später entscheiden

Tipps

Klare Beschreibung in der Einladung: was wird gesungen, was ist mitzubringen
Dresscode kommunizieren — Gäste wissen oft nicht, was üblich ist
Kontakt-Person nennen — einen Ansprechpartner aus dem Chor, falls Fragen aufkommen
Bei wiederkehrenden Gästen lieber als Mitglied mit eingeschränkten Rechten anlegen — spart Aufwand pro Termin

Häufige Fragen

Brauchen Gäste einen Theatilo-Account?▾

Nicht unbedingt. Wählst du beim Einladen einen Eintrag aus dem Adressbuch, bekommt die Person einen persönlichen Link per E-Mail und sagt ohne Konto zu oder ab. Lädst du per E-Mail-Adresse ein, wird ein Zugang erstellt, mit dem der Gast auch Noten und Termindetails sehen kann.

Sehen Gäste die Noten und Kommentare?▾

Du entscheidest pro Gast, ob er Noten sehen darf, Kommentare lesen kann oder nur die Termininfo bekommt.

Wann nutze ich Gäste statt Mitglieder?▾

Für punktuelle Beteiligung — Gastdirigent, Aushilfe für ein Konzert, Solisten für ein Stück. Für regelmäßige Beteiligung lieber als Mitglied einladen.

Werden Gäste zur Probenstatistik gezählt?▾

Nein. Gäste tauchen nicht in den regulären Anwesenheits-Statistiken auf, werden aber in der Teilnehmerliste des Termins angezeigt.

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